Privatlivspolitik

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling. 

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

DSAM er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan kontakte foreningens data-kontaktperson, som er: 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger på selskabets medlemmer:

• Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, mailadresse.

• Evt. cpr-numre. DSAM arbejder aktivt med dataminimering, hvorfor kun medlemmers fødselsdato behandles med henblik på entydig identifikation. Cpr-numre modtaget fra databehandler (Lægeforeningen forestår kontingentopkrævning) registreres ikke hos dataansvarlig, medmindre det er påkrævet i forbindelse med udbetaling af honorar/tabt arbejdsfortjeneste samt løn til ansatte.

• Følsomme personoplysninger i form af oplysning om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold (alene med henblik på korrekt kontingentfastsættelse).

Selskabets formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig kan være:

• At vi som videnskabeligt selskab har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

• At selskabet udfører en opgave i samfundets interesse, jf. samme forordnings artikel 6, stk. 1, litra e.

• At det er nødvendigt for at vi kan opfylde en aftale med dig, jf. samme forordnings artikel 6, stk. 1, litra b.

• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger.

Formålene med at behandle oplysninger om selskabets medlemmer er:

• At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og udsende nyhedsbreve.

• At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem.

• At varetage medlemmernes interesser overfor samarbejdspartnere, fx ved udpegning til udvalg, råd eller nævn.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (fx ved årlige valg til repræsentantskabet) i henhold til foreningens vedtægter.

• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter.

• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen.

 Samtykke

Ved indmeldelse bekræfter du, at du er informeret om, at det videnskabelige selskab har antaget Lægeforeningen som databehandler for de videnskabelige selskaber, speciallægeorganisationerne og Organisationen af lægevidenskabelige selskaber og at Lægeforeningen udveksler oplysninger om medlemskab af den relevante forhandlingsberettigede organisation (YL/FAS/PLO) med selskabet. Dette sker med henblik på korrekt kontingentfastsættelse.

Der indhentes samtykke i forbindelse med udpegning af medlemmer til råd, udvalg og forskellige eksterne institutioner, nævn m.v.

Visning af portrætfotos på DSAM’s hjemmeside af medlemmer og ansatte sker på baggrund af samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver kun oplysninger om dig til andre uden for foreningen, når lovgivningen eller administrationen af dit medlemskab kræver det, fx i forbindelse med videregivelse af oplysninger til SKAT.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt).

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret).

• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse).

• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt).

• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring.

• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet).

• Da selskabets databehandler varetager opgaven med medlemsadministration, herunder kontingentopkrævning, er det ikke fornødent, at selskabet opbevarer disse oplysninger, da de kan udleveres på forlangende og efter databehandleraftalen tilbageleveres til selskabet. Efter princippet om dataminimering vil selskabet slette medlemsoplysninger minimum én gang årligt.

• For så vidt angår DSAM’s medarbejdere gælder for disses lønoplysninger en slettefrist på 5 år + løbende kalenderår/regnskabsår. Baggrunden herfor er bogføringsloven. Herudover vil personalesager blive opbevaret, så længe DSAM har en legitim interesse i det.

• I relation til honorarudbetalinger gælder for disse personoplysninger en slettefrist på 5 år + løbende kalenderår/regnskabsår. Baggrunden herfor er bogføringslovens § 10, der fastsætter en opbevaringsperiode på 5 år.

• Referater og dagsordener fra bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøder slettes ikke, uanset om disse indeholder personoplysninger.

• Oplysninger om almindelige medlemmers medlemsoplysninger slettes, når medlemmet er udmeldt eller afgået ved døden. DSAM foretager sådanne sletninger minimum en gang årligt.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen nederst i dette dokument. Kun ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

DSAM’s privatlivspolitik udarbejdet 6. februar 2020